Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red

Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red es una de las preguntas que más usuarios se han hecho a lo largo de la historia de la hoja de cálculo.

Si un usuario precisa abrir un documento de Excel que ya fué abierto por otro usuario se encontrará con un diálogo que tan sólo le permite abrir el documento para consultar (en modo sólo lectura) o solicitar a la aplicación que le comunique el momento en que el otro usuario haya cerrado el documento.

Pero este inconveniente se sortea fácilmente, ya que compartir un documento u hoja de cálculo de Excel en red es muy sencillo.

En las versiones 2007 y 2010 tan sólo necesitas activar desde la ficha Revisar la opción Compartir libro.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Los libros de Excel se pueden compartir salvo que contengan tablas o asignaciones XML. En cualquiera de los dos casos, la aplicación muestra un mensaje que indica los pasos oportunos para convertir una tabla en un rango desde la ficha Diseño del grupo de herramientas Tabla, o para eliminar los orígenes XML desde la ficha Programador.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Si el libro no contiene estos elementos se presentará un diálogo desde el que fácilmente podremos activar el uso compartido del libro, sencillamente activando la opción marcada en la imagen con la flecha roja y haciendo clic en Aceptar.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Desde esta misma opción, activando la ficha Uso avanzado podremos definir el comportamiento del control de cambios, el tiempo de actualización automática del libro y el comportamiento frente a cambios conflictivos entre usuarios (dos usuarios realizan cambios sobre al menos una misma celda u objeto).
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Una vez se haga clic sobre el botón Aceptar, Excel solicitará guardar el libro para activar el uso compartido.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Si deseas dejar de compartir el libro, tan sólo necesitas desactivar la opción marcada con la flecha roja y que anteriormente activaste.
 
Fácil, ¿verdad?

24 thoughts on “Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red

    1. Sí, es cierto, el tema se debería titular “Cómo compartir un libro de Excel”, pues una hoja sólamente no se puede compartir. Se comparte todo el libro.
      Puedes proteger hojas con contraseña, ocultarlas y proteger el libro, pero compartir una sola no , que nosotros conozcamos, al menos.

        1. Hola Wilson
          Las opciones que podemos fijar al compartir un libro de Excel son muy limitadas, y no conocemos forma alguna de conseguir lo que deseas

  1. Estoy desarrollando un sistema en excel 2010, lleva formularios en vba, acceso a internet, y la base de datos lo que utiliza son rangos. Como lo podria compartir en red ?. Gracias

    1. Si por red se refiere a Internet, este artículo no es aplicable.
      Si se refiere a una red local, no debería tener problema, pero tenga en cuenta que al compartir el libro muchas opciones se desactivan.
      Consulte la documentación oficial al respecto.

  2. tengo varias hojas de calculo de un mismo libro que se deberian actualizar cuando modifico algun dato del padron, como puedo hacerlo???

    1. Esta pregunta no tiene nada que ver con el tema tratado en el artículo.
      Esto no es un foro de ayuda.
      Sólo respondemos a preguntas relacionadas con el tema del artículo.
      Saludos

  3. Hola, intento compartir un libro excel a través de una red local entre varios usuarios. He seguido los pasos y ahora podemos abrir el documento y trabajar en el pero a la hora de guardar los cambios nos dice que está bloqueado por la primera persona que lo abrió. debemos esperar a que esta cierre el documento para que se guarden nuestros cambios?
    Gracias.

    1. Hola Laura.
      Que abra el libro tu compañero, luego lo abres tu; ve a Revisar > Compartir libro> Modificación
      Todos los usuarios deben de mostrarse, sin el texto “Exclusivo” por ninguna parte.
      Si en la lista de usuarios aparece alguno con el texto “Exclusivo” es que no se ha abierto el libro en modo compartido.
      Pregunta al administrador de red cual pueda ser el problema.
      Saludos

  4. Cual es el efecto que se produce sobre el libro al momento en que uno de los usuarios lo guarda luego de hacerle cambios, es decir que observará respecto a los cambios que hizo el otro usuario luego de que fue guardado?
    Que limitaciones produce el compartir un libro Excel con otro usuario.

    1. Hola Jorge

      Las actualiaciones no son inmediatas. Lo mejor es comprobarlo con la práctica; puedes hacerlo incluso en un mismo ordenador, iniciando sesión como un segundo usuario.
      Las limitaciones están documentadas en la ayuda de Excel buscando por compartir libro.

      Saludos

  5. Buenos días,

    ¿Hay alguna forma para realizar filtros, modificar tablas dinámicas y eliminar hojas en un archivo compartido?

    Gracias

    1. Hola Paulina

      En la ayuda de Excel encontrarás qué cosas se permiten y cuales no. Pulsa F1 y busca por “libro compartido” > Usar un libro compartido para colaborar > Modificar un libro compartido > Características no compatibles en los libros compartidos

      Saludos

      Saludos

  6. Al compartir una hoja de calculo que contiene listas desplegables con otros usuarios, al abrir estos la hoja de calculo, las listas desplegables no funcionan. ¿Como puedo solucionarlo?.
    Muchas gracias.

    1. Hola Ter
      En nuestras pruebas, si que ha funcionado.

      ¿Las celdas origen de las listas desplegables, están en la misma hoja, en el mismo libro o en otro libro?

      Saludos

    1. Hola Ivan
      No, pero puedes utilizar OneDrive, Google Drive, etc. que te permiten sincronizar en tiempo casi real los documentos y acceder a ellos desde tu pc, móvil, tablet, etc.
      Saludos

  7. Buenos días. Queda algún registro con el historial de todos los cambios realizados por distintos usuarios? Dónde lo puedo ver? Gracias!

  8. Como puedo hacer para limitar que un libro que ha sido compartido, le sea retirada esa posibilidad por algún usuario diverso que ha tenido acceso al mismo, de tal suerte que únicamente yo pueda decidir cuando el libro deje de ser compartido

    1. Hola Eduardo
      Este tema habla de compartir en una LAN o WAN.
      Compartir en Excel tiene sus limitaciones, entre ellas, no siempre se actualizan los cambios en “tiempo real”.
      Saludos

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