Seleccionar los datos de una lista en Excel quizás parezca algo básico para muchos, pero lo cierto es que la mayoría de los usuarios desconocen esta posibilidad, o al menos, no saben cómo aplicarla.

Poder hacer que en una celda se seleccione el valor que contiene de una lista en lugar de tener que escribirlo es muy sencillo, a la vez que útil y práctico.

Entre otras ventajas, nos permite tener que escribir menos, hace innecesario tener que soltar el ratón para teclear un valor, y sobre todo, reduce los errores de introducción de datos (como por ejemplo, introducir la misma palabra con o sin acento, introducir un espacio al final, etc., errores muy típicos), lo que también repercute en mejorar los procesos de ordenamiento o de filtrado y en otros en los que la integridad de los datos es fundamental.

Aunque sólo apliquemos esta técnica por evitar errores, habrá valido la pena. En realidad son errores más comunes de lo que creemos. Por ejemplo, imaginemos que llevamos una relación de domicilios (de amistades, familiares, clientes, proveedores…). Es más que habitual que en el caso de que los datos sean mantenidos por varias personas, e incluso por una misma persona, se cometan errores como por ejemplo:

• Introducir distintos textos para una misma descripción, por ejemplo Calle, C. o C/ , o Avenida , Av. o Avda.
• Introducir uno o más espacios tras el texto (en la imagen, se aprecia un espacio extra tras Valencia).
• Introducir la misma palabra con o sin acento, como por ejemplo, Castellón y Castellon.
• Introducir una letra o mayúscula en lugar de un cero.

Y muchos más; siempre seremos capaz de sorprendernos con uno nuevo

No hace falta mucho esfuerzo para ver que al ordenar o filtrar estos datos que contienen errores dan como resultado valores distintos, y por lo tanto, ni se ordenarán ni se filtrarán correctamente. Excel, salvo configuración en contrario, no distingue mayúsculas de minúsculas. Pero sí que resultan completamente distintas dos celdas en la que una de ellas contiene el mismo texto que la primera más uno o más espacios en blanco al final. Son tan distintas para Excel como una palabra con o sin acento.

La técnica que vamos a aplicar no sólamente nos permitirá seleccionar los datos de una lista; en otras ocasiones quizás deseemos que el texto tenga una longitud determinada, o sea una fecha o un número… existen múltiples opciones que podremos definir.

Y en todos esos casos podremos mostrar un mensaje de error, e incluso impedir que se continúe con la introducción errónea del dato.

¿Y qué técnica de Excel nos permite todo esto? Se llama Validación de datos.

Dónde está el botón Validación de datos

Lo encontraremos en la ficha Datos, grupo Herramientas de datos.

El botón presenta dos modos de funcionamiento:

• Hacemos clic directamente sobre el botón

• Seleccionamos una opción del desplegable

En este tutorial sólo utilizaremos la primera opción: hacer clic sobre el botón.

Cómo se aplica la Validación de datos a una o más celdas

Para aplicarla a una o más celdas, seleccionaremos previamente las celdas para acto seguido hacer clic sobre el botón; se mostrará el diálogo Validación de datos, en el que definiremos las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan en las celdas, y opcionalmente, un Mensaje de entrada (que se muestra al hacer clic sobre la celda) o/y un Mensaje de error, que se mostrará en caso de que el dato introducido no cumpla las normas definidas.

La Validación de datos se comporta como si fuera una propiedad de formato. Una vez aplicada a una celda o rango de celdas podemos mediante la herramienta Copiar formato aplicarla a otras celdas; también mediante la opción Pegar >  Formato, o Pegado especial > Formatos.

Seleccionar los datos de una lista

Para seleccionar los datos de una lista deberemos tener la lista previamente confeccionada; la lista es una serie de celdas dispuestas en fila o en columna, donde hemos introducido previamente los valores aceptados.

Truco

Deja la primera celda de la lista siempre vacía Al seleccionar el valor en una celda que no contenga datos, el desplegable se presentará siempre al principio de la lista

En cuanto a la lista, algunos consejos :

• No tiene que estar ordenada; esto es completamente opcional
• Es conveniente que sobredimensionemos el tamaño de la lista (dejar varias celdas vacías al final), de forma que podamos agregar nuevos datos fácilmente
• Es conveniente que apliquemos un color de fondo distinto a sus celdas para reconocer rápidamente los límites de la lista.
• Si necesitamos ampliar la lista, insertaremos nuevas filas antes de la última, para no tener que modificar la Validación de datos en las celdas
• La lista puede estar en la misma o en distinta hoja dentro del libro; que esté en otro libro también es aceptado, pero no es muy eficaz, pues cada vez que queramos modificar o introducir un dato se debe acceder al otro libro.

Tras seleccionar las celdas a las que queremos aplicar la propiedad, hacemos clic sobre el botón Validación de datos; en el diálogo mostrado, seleccionamos en la lista Permitir la opción Lista.

 

En Origen debemos introducir el rango de celdas que forman la lista; la forma más sencilla es seleccionar todas las celdas que la forman, incluídas las celdas que dejemos en blanco a propósito al principio y al final de la lista (si has seguido nuestros consejos); Excel leerá sus referencias automáticamente e introducirá estas en el diálogo. Si nuestra lista tiene un encabezado (título) no debemos seleccionarlo.

Opcionalmente puedes desmarcar la opción Omitir blancos y/o Celda con lista desplegable, lo que obligará a que se tenga que teclear el dato; no recomendamos desmarcar ninguna de ellas.

Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración

Si estamos modificando una Validación de datos que aplicamos previamente, Excel es capaz de reconocer si se aplicó en otras celdas que ahora no hemos seleccionado, y si marcamos esta opción, aplicará los cambios que definamos también a esas celdas.

Mensaje de entrada

Opcionalmente podemos definir un mensaje que se mostrará en cuanto la celda sea seleccionada. El mensaje presenta un Título y un texto que podemos definir. Si deseamos desactivarlo, no es necesario borrar estos textos; con desmarcar la opción Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda es suficiente.

 

Ejemplo de mensaje de entrada:

Mensaje de error

También podemos opcionalmente definir un mensaje que se mostrará en cuanto se introduzca un dato en la celda que no cumpla las normas indicadas. El mensaje presenta un Título y un texto que podemos definir. Si deseamos desactivarlo, no es necesario borrar estos textos; con desmarcar la opción Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos es suficiente.

Podemos definir tres estilos de mensaje:

• Detener: Es la opción más restrictiva; el nuevo valor introducido en la celda debe ser un valor de la lista, o se deberá cancelar la edición.

• Advertencia: Se presenta el aviso si el nuevo valor introducido en la celda no es un valor de la lista, pero se admiten valores no incluidos en la misma.

• Información: Es la opción menos restrictiva, pues tan sólo informa si el nuevo valor introducido en la celda no es un valor de la lista. Se pueden introducir valores no incluidos en la lista.

 

Eliminar la configuración de validación de datos

Si se requiere eliminar la configuración establecida de validación de datos, selecciona las celdas a las que deseas eliminar esta propiedad, y desde el diálogo Validación de datos, pulsa el botón Borrar todos.

Otras aplicaciones de la validación de datos

Como habrás podido observar, el diálogo Validación de datos muestra más opciones, que nos permiten, por ejemplo, definir que las celdas editadas admitan sólamente los siguientes valores:

• Sólo números enteros o decimales que sean iguales, distintos, mayores, menores que un valor, o estén entre un rango de valores
• Sólo fechas u horas que sean iguales, distintas, mayores, menores que un valor, o estén entre un rango de valores
• Textos de un mínimo y/o máximo número de caracteres (longitud de texto)
• Establecer una fórmula que valide el dato introducido

En nuestro caso hemos utilizado esta posibilidad para forzar a que el código postal introducido sea un número entero entre 1000 y 52999.

Descargar el libro Excel

Haz clic aquí para descargar el libro Excel validacion-de-datos.xlsx que hemos utilizado en este artículo.