Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red

Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red es una de las preguntas que más usuarios se han hecho a lo largo de la historia de la hoja de cálculo.

Si un usuario precisa abrir un documento de Excel que ya fué abierto por otro usuario se encontrará con un diálogo que tan sólo le permite abrir el documento para consultar (en modo sólo lectura) o solicitar a la aplicación que le comunique el momento en que el otro usuario haya cerrado el documento.

Pero este inconveniente se sortea fácilmente, ya que compartir un documento u hoja de cálculo de Excel en red es muy sencillo.

En las versiones 2007 y 2010 tan sólo necesitas activar desde la ficha Revisar la opción Compartir libro.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Los libros de Excel se pueden compartir salvo que contengan tablas o asignaciones XML. En cualquiera de los dos casos, la aplicación muestra un mensaje que indica los pasos oportunos para convertir una tabla en un rango desde la ficha Diseño del grupo de herramientas Tabla, o para eliminar los orígenes XML desde la ficha Programador.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Si el libro no contiene estos elementos se presentará un diálogo desde el que fácilmente podremos activar el uso compartido del libro, sencillamente activando la opción marcada en la imagen con la flecha roja y haciendo clic en Aceptar.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Desde esta misma opción, activando la ficha Uso avanzado podremos definir el comportamiento del control de cambios, el tiempo de actualización automática del libro y el comportamiento frente a cambios conflictivos entre usuarios (dos usuarios realizan cambios sobre al menos una misma celda u objeto).
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Una vez se haga clic sobre el botón Aceptar, Excel solicitará guardar el libro para activar el uso compartido.
 
Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red
 
Si deseas dejar de compartir el libro, tan sólo necesitas desactivar la opción marcada con la flecha roja y que anteriormente activaste.
 
Fácil, ¿verdad?

38 comentarios en “Cómo compartir una hoja de cálculo Excel en red

    1. Sí, es cierto, el tema se debería titular “Cómo compartir un libro de Excel”, pues una hoja sólamente no se puede compartir. Se comparte todo el libro.
      Puedes proteger hojas con contraseña, ocultarlas y proteger el libro, pero compartir una sola no , que nosotros conozcamos, al menos.

        1. Hola Wilson
          Las opciones que podemos fijar al compartir un libro de Excel son muy limitadas, y no conocemos forma alguna de conseguir lo que deseas

  1. Estoy desarrollando un sistema en excel 2010, lleva formularios en vba, acceso a internet, y la base de datos lo que utiliza son rangos. Como lo podria compartir en red ?. Gracias

    1. Si por red se refiere a Internet, este artículo no es aplicable.
      Si se refiere a una red local, no debería tener problema, pero tenga en cuenta que al compartir el libro muchas opciones se desactivan.
      Consulte la documentación oficial al respecto.

  2. tengo varias hojas de calculo de un mismo libro que se deberian actualizar cuando modifico algun dato del padron, como puedo hacerlo???

    1. Esta pregunta no tiene nada que ver con el tema tratado en el artículo.
      Esto no es un foro de ayuda.
      Sólo respondemos a preguntas relacionadas con el tema del artículo.
      Saludos

  3. Hola, intento compartir un libro excel a través de una red local entre varios usuarios. He seguido los pasos y ahora podemos abrir el documento y trabajar en el pero a la hora de guardar los cambios nos dice que está bloqueado por la primera persona que lo abrió. debemos esperar a que esta cierre el documento para que se guarden nuestros cambios?
    Gracias.

    1. Hola Laura.
      Que abra el libro tu compañero, luego lo abres tu; ve a Revisar > Compartir libro> Modificación
      Todos los usuarios deben de mostrarse, sin el texto “Exclusivo” por ninguna parte.
      Si en la lista de usuarios aparece alguno con el texto “Exclusivo” es que no se ha abierto el libro en modo compartido.
      Pregunta al administrador de red cual pueda ser el problema.
      Saludos

  4. Cual es el efecto que se produce sobre el libro al momento en que uno de los usuarios lo guarda luego de hacerle cambios, es decir que observará respecto a los cambios que hizo el otro usuario luego de que fue guardado?
    Que limitaciones produce el compartir un libro Excel con otro usuario.

    1. Hola Jorge

      Las actualiaciones no son inmediatas. Lo mejor es comprobarlo con la práctica; puedes hacerlo incluso en un mismo ordenador, iniciando sesión como un segundo usuario.
      Las limitaciones están documentadas en la ayuda de Excel buscando por compartir libro.

      Saludos

  5. Buenos días,

    ¿Hay alguna forma para realizar filtros, modificar tablas dinámicas y eliminar hojas en un archivo compartido?

    Gracias

    1. Hola Paulina

      En la ayuda de Excel encontrarás qué cosas se permiten y cuales no. Pulsa F1 y busca por “libro compartido” > Usar un libro compartido para colaborar > Modificar un libro compartido > Características no compatibles en los libros compartidos

      Saludos

      Saludos

  6. Al compartir una hoja de calculo que contiene listas desplegables con otros usuarios, al abrir estos la hoja de calculo, las listas desplegables no funcionan. ¿Como puedo solucionarlo?.
    Muchas gracias.

    1. Hola Ter
      En nuestras pruebas, si que ha funcionado.

      ¿Las celdas origen de las listas desplegables, están en la misma hoja, en el mismo libro o en otro libro?

      Saludos

    1. Hola Ivan
      No, pero puedes utilizar OneDrive, Google Drive, etc. que te permiten sincronizar en tiempo casi real los documentos y acceder a ellos desde tu pc, móvil, tablet, etc.
      Saludos

  7. Buenos días. Queda algún registro con el historial de todos los cambios realizados por distintos usuarios? Dónde lo puedo ver? Gracias!

  8. Como puedo hacer para limitar que un libro que ha sido compartido, le sea retirada esa posibilidad por algún usuario diverso que ha tenido acceso al mismo, de tal suerte que únicamente yo pueda decidir cuando el libro deje de ser compartido

    1. Hola Eduardo
      Este tema habla de compartir en una LAN o WAN.
      Compartir en Excel tiene sus limitaciones, entre ellas, no siempre se actualizan los cambios en “tiempo real”.
      Saludos

  9. hice un sistema de inventario, donde en un hoja (no visible) estan todos los productos, en otra hoja la pantalla principal donde solicitan los productos aumentan y descargan las cantidades de los productos, con los pasos indicados este documento puede actualizar (segun sea el caso aumentar o disminuir) se podra hacer esto?, gracias

    1. Hola Humberto
      Se puede hacer utilizando celdas con funciones SUMAR.SI en la hoja no visible que calculen las entradas y salidas por código anotadas en la hoja INVENTARIO.
      Aunque no se trate de Excel, este enlace te puede ayudar con esa función: Función SUMAR.SI
      Otro método incluiría programar macros, algo que es bastante complejo y complicado.
      Saludos

  10. ¿Existe alguna forma de compartir un libro de manera que cada usuario tenga una copia, que solo guarde los cambios realizados por él y que estos cambios no se guarden en el libro principal?

    1. Hola Jesús
      Si lo que quiere es sólo una hoja compartida, siendo el resto del libro independiente y compartimentado para cada usuario, esto no lo ofrece Excel
      Saludos

  11. Hola, cuando una hoja esta compartida, se puede insertar o eliminar filas o columnas?se pueden ordenar los datos de otra forma?copiar datos a otra hoja?usar filtros?
    Saludos

    1. Hola Rocio
      Existen diferentes opciones que no se permiten en hojas compartidas
      Lamentablemente no conocemos que Microsoft haya publicado una lista de estas opciones
      La única forma de averiguar qué opciones se permiten o no de las miles que tiene Excel es el método de prueba/error.
      Si decide confeccionar y publicar una lista, cuente con nuestra ayuda para hacerlo.
      Saludos

  12. Se pueden utilizar dos libros diferentes Ya compartidos en red para captura de informacion y vincularlos al archivo principal utilizado?

  13. UNA CONSULTA TENGO UN EXCEL QUE DEBE SER USADO POR DOS PERSONAS A LA VEZ SE PUEDE COMPARTIR Y QUE A LA VEZ LAS DOS TRABAJEN DE IGUAL FORMA.-

    1. Hola Eduardo
      Esa es la idea, pero recuerde que las hojas compartidas no permiten utilizar todas las opciones de Excel.
      La lista de opciones no permitidas no existe, o al menos, no conocemos de su existencia.
      Saludos

  14. Hola, tengo un excel compartido en red con otros usuarios para trabajar simultaneamente. Pero algunas configuraciones de las celdas e informaciones que guardo, no siempre queda finalmente guardado. Es decir, que si cierro y vuelvo a abrir el archivo (por mí o por otros usuarios que tienen permiso) no siempre está la información que había agregado, o las configuariones de las celdas que había dejado. Esto pasa tanto por las informaciones/configuraciones guardado por mí como las que guardan los otros usuarios. Qué problema podría ser? Gracias.

    1. Los documentos Excel compartidos tienen muchas restricciones. Excel no permite hacer según qué cosas
      No conocemos la lista de las cosas que no se permiten.

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