Si pensabas que crear un Diagrama de Gantt en Excel es complicado, en este artículo te mostramos que puede ser muy sencillo en realidad.

Tan sólo necesitarás un par de trucos para obtener un gráfico de Gantt que te permita seguir la evolución a lo largo del tiempo de todo tu proyecto.

A diferencia de otros diagramas de Gantt basados en tablas dinámicas, éste no precisa que actualices la tabla dinámica para que a su vez se actualice el diagrama cada vez que se modifican los datos de origen; cualquier modificación de los datos se reflejarán inmediatamente en el diagrama.Para crear el diagrama de Gantt en un libro de Excel tan sólo necesitaremos:

• Los datos origen
• Insertar una gráfica de barras
• Unos toques para darle un aspecto más personalizado y atractivo

Los datos origen

Partiremos de una tabla como la que muestra la siguiente imagen:

En nuestro ejemplo, el proyecto que deseamos controlar está formado por cuatro etapas, cada una de ellas a la vez precisa de la realización de cuatro procesos. Cada proceso tiene una fecha de inicio y precisa de unos días para llevarse a cabo (la duración); la suma de estos dos valores nos ofrece la fecha en la que debería finalizarse el proceso.

Disponemos también de una columa en la que certificamos qué porcentaje del proceso se ha realizado; en función de este porcentaje y de la duración del proceso calculamos las columnas completado y pendiente.

Insertar el gráfico de barras

Si insertamos un gráfico de barras seleccionando toda la tabla, o bien, seleccionando sólo las columnas necesarias, obtendremos un resultado no muy adecuado a nuestros deseos.

Por ello vamos a insertar el gráfico inicialmente con tan sólo tres columnas: Etapa, Proceso y Fecha Inicio, y en un segundo paso agregaremos las columnas Completado y Pendiente.

Para insertar el gráfico seleccionamos previamente las celdas correspondientes a las tres primeras columnas, como muestra la imagen:

A continuación insertamos el gráfico de barras, subtipo Barras en 2-D apiladas en nuestra hoja de Excel.

Vamos ahora a añadir al gráfico insertado las columnas que nos faltan. Con el gráfico seleccionado se muestra la barra Herramientas de gráficos; desde la ficha Diseño, hacemos clic sobre el botón Seleccionar datos.

Se mostrará el diálogo Seleccionar origen de datos:

Hacemos clic sobre el botón Agregar; se mostrará el diálogo Modificar serie, que nos permite agregar una nueva serie al gráfico de barras

Completamos los datos que solicita de la siguiente forma:

• En Nombre de la serie indicamos la celda que contiene el encabezado de la columna
• En Valores de la serie indicamos el rango de celdas que contiene los valores de la columna

Repetimos el proceso para agregar la columna Pendiente:

El gráfico ofrecerá un aspecto similar al que muestra la siguiente imagen:

Convertir un gráfico de barras en un diagrama de Gantt

Ahora daremos una serie de pasos que nos permitirán convertir este gráfico de barras en un diagrama de Gantt. Todos estos pasos consisten en modificar las propiedades de algunos de los elementos que conforman el gráfico. Para modificar las propiedades de un elemento del gráfico podemos:

• Seleccionar por su nombre el elemento desde el desplegable presentado en la barra Herramientas de gráficos, ficha Presentación, para posteriormente hacer un clic sobre el botón Aplicar formato a la selección situado justo debajo:

• O en su lugar, hacer un clic sobre el elemento y desde su menú contextual seleccionar la opción Dar formato a NombredelElemento…, habitualmente la última del menú contextual
• O en su lugar, hacer un doble clic directamente sobre el elemento

En todos los casos se mostrará un diálogo desde el que podremos dar formato al elemento.

Invertir el orden de las categorías

Empezaremos por invertir el orden en que se presentan las tareas y los procesos, de forma que los más antiguos se muestren arriba, y los más recientes abajo. Para ello seleccionaremos el elemento EjeVertical, correspondiente a las Categorías, en el gráfico las etiquetas de las etapas y los procesos.

El diálogo Dar formato a eje presenta el siguiente aspecto en su ficha Opciones del eje, desde el que marcaremos la opción Categorías en orden inverso.

Hacer invisible una serie de datos

Seleccionamos la Serie “Fecha inicio”. Observa que deben quedar seleccionados todos los segmentos de barra correspondientes en todos los procesos; si sólo se muestra seleccionado uno, en realidad estarás modificando sólo un punto de la serie, lo que no es lo que pretendemos. Desde el diálogo Formato de serie de datos, en su ficha Relleno, seleccionamos la opción Sin relleno.

Formato personalizado de fecha para los valores del Eje Horizontal

Vamos a aplicar un formato personalizado de fecha a los valores mostrados en el EjeHorizontal, correspondiente a los Valores. Desde el diálogo Dar formato a eje, en su ficha Número, definimos un formato de fecha personalizado, escribiendo en el cuadro Código de formato el siguiente código: dd/mm, que presentará la fecha con dos dígitos para el día y dos para el mes. Dado que en nuestro caso todo el proyecto transcurre en un año, no necesitamos ver los dígitos del mismo; si precisas verlos, puedes elegir el tipo de formato que desees de la categoría Fecha.

Mostrar las barras más gruesas

Las barras que conforman las series de datos se muestran muy delgadas; parece que no les dan mucho de comer

Si deseas modificar su aspecto, puedes hacer que engorden o adelgacen modificando el espacio entre intervalos; un espacio menor (por ejemplo, del 50%) hará que engorden, mientras que un espaciado mayor (del 300%) hará que adelgacen.

Seleccionando una serie cualquiera, desde el diálogo Formato de serie de datos, ficha Opciones de serie, podemos modificar el valor Ancho del intervalo para modificar el grosor de las barras. Los cambios afectan a todas las series.

Cambiar el relleno de las series de datos

Desde el mismo diálogo podemos modificar el relleno de las series de datos. Recuerda, al seleccionar la serie, se modifican todas sus barras. También se puede modificar un punto de datos de forma independiente, pero en nuestro caso, no es lo que buscamos.

Desde el diálogo Formato de serie de datos, ficha Relleno, puedes seleccionar diversos rellenos, desde un color (Relleno sólido) hasta una imagen, sin olvidar tramas o degradados. En nuestro caso hemos optado por un color, como muestra la imagen, aunque al final, y tras varias pruebas, optamos por otros tonos más marinos

Maximizar el Área de trazado

El gráfico posee un elemento que se denomina Área del gráfico, que se corresponde con todo el rectángulo que conforma el gráfico; también dispone de un elemento llamado Área de trazado, que está conformado por los dos ejes y lo que nosotros consideramos el verdadero gráfico. Seleccionando este elemento nos muestra sus manejadores, desde los que podremos fácilmente modificar su tamaño para que ocupe todo el espacio posible.

Podemos también fácilmente cambiar el fondo de cada uno de estos elementos, con lo que nuestro gráfico mostrará un aspecto más personalizado.

Modificar la leyenda

Seleccionando la Leyenda, y desde la ficha Inicio, hemos cambiado el tamaño y propiedades de su fuente. Hemos modificado la disposición de sus etiquetas cambiando la forma desde sus manejadores, y desde su borde la hemos arrastrado hasta un lugar más adecuado a nuestro gusto. También le hemos puesto un fondo de color.

Como no resulta interesante, hemos hecho un clic sobre la etiqueta Fecha Inicio, que tras quedar seleccionada hemos podido eliminar simplemente pulsando la tecla Supr.

Mostrar las Líneas de división principales

Desde el menú contextual del Eje Vertical podemos fácilmente hacer que se muestren u oculten las Líneas de división principales y secundarias del gráfico; en nuestro caso hemos optado por mostrar sólo las primeras.

Ajuste de la escala del gráfico

Para finalizar, realizaremos un ajuste en la escala del gráfico. A pesar de que la información oficial disponible indica que el eje de valores debería mostrar desde el valor menor al valor mayor del rango de fechas (en nuestro caso, del 15/05 al 20/08, que son las fechas de inicio del primer y último proceso que contiene la tabla de datos) el gráfico muestra un rango mayor, lo que deja a ambos lados un espacio vacío que consideramos inadecuado.

Podemos ajustar manualmente la escala del gráfico para evitar este problema, pero deberemos tener en cuenta que en caso de modificar las fechas deberemos de nuevo ajustar la escala a los nuevos valores.

Si no hacemos nada, en caso de modificar las fechas del primer y último proceso, el gráfico se adaptará automáticamente a los cambios, pero siempre mostrará esas bandas vacías inadecuadas.

El ajuste de la escala del gráfico nos permite definir los valores inicial y final mostrados, y el número de pasos entre cada valor mostrado. Hemos pensado que sería adecuado mostrar las fechas separadas por semanas naturales. Además, los valores de la escala deben indicarse como un número, y no como una fecha; no es problema, pues las fechas en Excel en realidad son números. Tan sólo tenemos que cambiar el formato numérico de una fecha para ver que es un valor numérico entero.

Para facilitar estos ajustes hemos creado una pequeña tabla que nos permite, dadas la fecha de inicio del primer proceso y de finalización del último de los procesos calcular los valores que deberemos introducir en la escala del gráfico de forma que empiecen y terminen en lunes. En caso de modificar las fechas, tan sólo deberemos modificar en la escala los datos que nos calcula esta pequeña tabla.

Editaremos las propiedades del EjeHorizontal y desde el diálogo Dar formato a eje, en su ficha Opciones del eje, modificaremos los valores Mínima, Máxima y Unidad mayor de la escala para que el gráfico se ajuste como un guante a nuestros datos; utilizaremos los valores calculados por la pequeña tabla auxiliar.

El resultado

Tras aplicar las técnicas descritas anteriormente, hemos conseguido crear un diagrama de Gantt en Excel, que se actualiza inmediatamente y de forma automática en el momento en que modificamos los datos de la tabla (a excepción de los valores mínimos y máximo de la escala como comentamos más arriba). El aspecto puede ser similar al mostrado a continuación:

Puedes descargar el libro de Excel que hemos creado para este artículo desde aquí:

Diagrama de Gantt en Excel.xlsx

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Y ahora, a controlar tu proyecto