Seleccionar los datos de una lista en Excel

Seleccionar los datos de una lista en Excel quizás parezca algo básico para muchos, pero lo cierto es que la mayoría de los usuarios desconocen esta posibilidad, o al menos, no saben cómo aplicarla.

Poder hacer que en una celda se seleccione el valor que contiene de una lista en lugar de tener que escribirlo es muy sencillo, a la vez que útil y práctico.

Entre otras ventajas, nos permite tener que escribir menos, hace innecesario tener que soltar el ratón para teclear un valor, y sobre todo, reduce los errores de introducción de datos (como por ejemplo, introducir la misma palabra con o sin acento, introducir un espacio al final, etc., errores muy típicos), lo que también repercute en mejorar los procesos de ordenamiento o de filtrado y en otros en los que la integridad de los datos es fundamental.

Aunque sólo apliquemos esta técnica por evitar errores, habrá valido la pena. En realidad son errores más comunes de lo que creemos. Por ejemplo, imaginemos que llevamos una relación de domicilios (de amistades, familiares, clientes, proveedores…). Es más que habitual que en el caso de que los datos sean mantenidos por varias personas, e incluso por una misma persona, se cometan errores como por ejemplo:

Validez de datos en Excel

  • Introducir distintos textos para una misma descripción, por ejemplo Calle, C. o C/ , o Avenida , Av. o Avda.
  • Introducir uno o más espacios tras el texto (en la imagen, se aprecia un espacio extra tras Valencia).
  • Introducir la misma palabra con o sin acento, como por ejemplo, Castellón y Castellon.
  • Introducir una letra o mayúscula en lugar de un cero.

Y muchos más; siempre seremos capaz de sorprendernos con uno nuevo

No hace falta mucho esfuerzo para ver que al ordenar o filtrar estos datos que contienen errores dan como resultado valores distintos, y por lo tanto, ni se ordenarán ni se filtrarán correctamente. Excel, salvo configuración en contrario, no distingue mayúsculas de minúsculas. Pero sí que resultan completamente distintas dos celdas en la que una de ellas contiene el mismo texto que la primera más uno o más espacios en blanco al final. Son tan distintas para Excel como una palabra con o sin acento.

La técnica que vamos a aplicar no sólamente nos permitirá seleccionar los datos de una lista; en otras ocasiones quizás deseemos que el texto tenga una longitud determinada, o sea una fecha o un número… existen múltiples opciones que podremos definir.

Y en todos esos casos podremos mostrar un mensaje de error, e incluso impedir que se continúe con la introducción errónea del dato.

¿Y qué técnica de Excel nos permite todo esto? Se llama Validación de datos.

Dónde está el botón Validación de datos

Lo encontraremos en la ficha Datos, grupo Herramientas de datos.

El botón presenta dos modos de funcionamiento:

  • Hacemos clic directamente sobre el botón

Validez de datos en Excel

  • Seleccionamos una opción del desplegable

Validez de datos en Excel

En este tutorial sólo utilizaremos la primera opción: hacer clic sobre el botón.

Cómo se aplica la Validación de datos a una o más celdas

Para aplicarla a una o más celdas, seleccionaremos previamente las celdas para acto seguido hacer clic sobre el botón; se mostrará el diálogo Validación de datos, en el que definiremos las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan en las celdas, y opcionalmente, un Mensaje de entrada (que se muestra al hacer clic sobre la celda) o/y un Mensaje de error, que se mostrará en caso de que el dato introducido no cumpla las normas definidas.

Validez de datos en Excel

La Validación de datos se comporta como si fuera una propiedad de formato. Una vez aplicada a una celda o rango de celdas podemos mediante la herramienta Copiar formato aplicarla a otras celdas; también mediante la opción Pegar >  Formato, o Pegado especial > Formatos.

Seleccionar los datos de una lista

Para seleccionar los datos de una lista deberemos tener la lista previamente confeccionada; la lista es una serie de celdas dispuestas en fila o en columna, donde hemos introducido previamente los valores aceptados.

Truco

Deja la primera celda de la lista siempre vacía

Al seleccionar el valor en una celda que no contenga datos, el desplegable se presentará siempre al principio de la lista

En cuanto a la lista, algunos consejos :

  • No tiene que estar ordenada; esto es completamente opcional
  • Es conveniente que sobredimensionemos el tamaño de la lista (dejar varias celdas vacías al final), de forma que podamos agregar nuevos datos fácilmente
  • Es conveniente que apliquemos un color de fondo distinto a sus celdas para reconocer rápidamente los límites de la lista.
  • Si necesitamos ampliar la lista, insertaremos nuevas filas antes de la última, para no tener que modificar la Validación de datos en las celdas
  • La lista puede estar en la misma o en distinta hoja dentro del libro; que esté en otro libro también es aceptado, pero no es muy eficaz, pues cada vez que queramos modificar o introducir un dato se debe acceder al otro libro.

Validez de datos en Excel

Tras seleccionar las celdas a las que queremos aplicar la propiedad, hacemos clic sobre el botón Validación de datos; en el diálogo mostrado, seleccionamos en la lista Permitir la opción Lista.

 Validez de datos en Excel

En Origen debemos introducir el rango de celdas que forman la lista; la forma más sencilla es seleccionar todas las celdas que la forman, incluídas las celdas que dejemos en blanco a propósito al principio y al final de la lista (si has seguido nuestros consejos); Excel leerá sus referencias automáticamente e introducirá estas en el diálogo. Si nuestra lista tiene un encabezado (título) no debemos seleccionarlo.

Opcionalmente puedes desmarcar la opción Omitir blancos y/o Celda con lista desplegable, lo que obligará a que se tenga que teclear el dato; no recomendamos desmarcar ninguna de ellas.

Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración

Si estamos modificando una Validación de datos que aplicamos previamente, Excel es capaz de reconocer si se aplicó en otras celdas que ahora no hemos seleccionado, y si marcamos esta opción, aplicará los cambios que definamos también a esas celdas.

Mensaje de entrada

Opcionalmente podemos definir un mensaje que se mostrará en cuanto la celda sea seleccionada. El mensaje presenta un Título y un texto que podemos definir. Si deseamos desactivarlo, no es necesario borrar estos textos; con desmarcar la opción Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda es suficiente.

Mensaje de entrada - Validez de datos en Excel

 

Ejemplo de mensaje de entrada:

Mensaje de entrada - Validez de datos en Excel

Mensaje de error

También podemos opcionalmente definir un mensaje que se mostrará en cuanto se introduzca un dato en la celda que no cumpla las normas indicadas. El mensaje presenta un Título y un texto que podemos definir. Si deseamos desactivarlo, no es necesario borrar estos textos; con desmarcar la opción Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos es suficiente.

Mensaje de error - Validez de datos en Excel

Podemos definir tres estilos de mensaje:

  • Detener: Es la opción más restrictiva; el nuevo valor introducido en la celda debe ser un valor de la lista, o se deberá cancelar la edición.
Mensaje de error - Detener - Validez de datos en Excel
Mensaje de error que se presenta al seleccionar la opción Detener
  • Advertencia: Se presenta el aviso si el nuevo valor introducido en la celda no es un valor de la lista, pero se admiten valores no incluidos en la misma.
Mensaje de error - Advertencia - Validez de datos en Excel
Mensaje de error que se presenta al seleccionar la opción Advertencia
  • Información: Es la opción menos restrictiva, pues tan sólo informa si el nuevo valor introducido en la celda no es un valor de la lista. Se pueden introducir valores no incluidos en la lista.
Mensaje de error - Información - Validez de datos en Excel
Mensaje de error que se presenta al seleccionar la opción Información

 

Eliminar la configuración de validación de datos

Si se requiere eliminar la configuración establecida de validación de datos, selecciona las celdas a las que deseas eliminar esta propiedad, y desde el diálogo Validación de datos, pulsa el botón Borrar todos.

Otras aplicaciones de la validación de datos

Como habrás podido observar, el diálogo Validación de datos muestra más opciones, que nos permiten, por ejemplo, definir que las celdas editadas admitan sólamente los siguientes valores:

  • Sólo números enteros o decimales que sean iguales, distintos, mayores, menores que un valor, o estén entre un rango de valores
  • Sólo fechas u horas que sean iguales, distintas, mayores, menores que un valor, o estén entre un rango de valores
  • Textos de un mínimo y/o máximo número de caracteres (longitud de texto)
  • Establecer una fórmula que valide el dato introducido

Validez de datos en Excel - Sólo números enteros

En nuestro caso hemos utilizado esta posibilidad para forzar a que el código postal introducido sea un número entero entre 1000 y 52999.

Descargar el libro Excel

Haz clic aquí para descargar el libro Excel validacion-de-datos.xlsx que hemos utilizado en este artículo.

Validez de datos en Excel

244 comentarios en “Seleccionar los datos de una lista en Excel

  1. ¿Cómo puedo hacer para crear una lista desplegable con datos que figuran en otro archivo? Porque cuando intento cargar el origen de los datos desde otro libro, me dice: NO SE PUEDE USAR ESTE TIPO DE REFERENCIA EN UNA FORMULA VALIDACIÓN DE DATOS. CAMBIE LA REFERENCIA A UNA UNICA CELDA O USE LA REFERENCIA CON UNA FUNCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO.

    1. Abre el libro origen de los datos; selecciona las celdas y copia
      Abre el libro destino de los datos; selecciona una celda apartada en la hoja donde vas a poner el desplegable y pega con vínculos
      Ahora crea el desplegable utilizando esas celdas del libro destino vinculadas a las celdas del libro origen
      Espero que te sirva

      1. Buenas tardes, ya compendí como hacer con solo una columna.

        En mi caso es un menú, en ese menú el platillo principal es Arroz y a un lado tengo enlistados sus ingredientes, pero quiero saber como lograr hacer que al seleccionar el dato arroz de la lista desplegable inmediatamente despliegue tambien sus ingredientes a un lado.

        Si me di a entender? sería de gran ayuda, si hubiera una forma.

        1. Hola Carlos
          Supongamos que en una hoja, llamada RECETAS dispones cada uno de los platos y sus ingredientes en filas.
          En la hoja MENU dispones una columna de desplegables, para seleccionar los platos; en cada una de las celdas donde quieras mostrar los ingredientes puedes utilizar una función BUSCARV/CONSULTAV para mostrar cada uno de los ingredientes.
          Saludos

  2. Hola,
    Tengo una lista de validación de datos muy larga, me gustaria saber si se puede filtrar dentro de la lista. Es decir, que si escribo una “s” el desplegable vaya directamente a todas las palabras que empiezan con “s” y no tenga que hacer scroll hasta abajo.
    Muchas gracias por el articulo

  3. CÓmo puedo elegir un dato de una lista desplegable en una celda y que en otra celda me refleje otro dato relacionado con el que seleccione de la lista, por ejemplo: tengo una lista desplegable de artículos y cuando selecciono uno, en la celda de al lado debería salir el monto del artículo que seleccione, como lo puedo hacer?, Gracias de antemano por la ayuda que me puedan brindar

    1. Si en B7 tienes la lista desplegable, y en D7 quieres que se muestre el precio, en D7 puedes utilizar una función BUSCARV que busque el dato seleccionado en B7; suponiendo que la tabla de precios está en M1:P120, y el precio es la tercera columna, sería:

      =SI(B7="";"";BUSCARV(B7;M1:P120;3;FALSO)

      Nota: En la distribución iberoamericana, BuscarV se llama ConsultaV.

      1. Gracias por tu pronta respuesta, estoy probando pero no me da resultado, te explico, la lista desplegable la tengo en A9, donde quiero que aparezca el monto es en I9, el listado de los montos esta en otra hoja en la columna e, y a pesar de que he intentado varias combinaciones con la formula que me enviaste no he podido lograr que aparezca el resultado deseado siempre me arroja un un error

        1. Buen día, ya encontré una solución a mi problema lo comparto con ustedes, la formula que utilice es la siguiente:

          =SI(ESERROR(BUSCARV(A9;'PRODUCTOS Y COSTOS'!C13:F254;3;0));" ";BUSCARV(A9;'PRODUCTOS Y COSTOS'!C13:E254;3;0)*I9)

          mil gracias por los datos aportados, saludos

          1. Hola de nuevo

            Por favor, no escribas todo en mayúsculas. En internet es considerado de mala educación. Hemos tenido que corregir tus tres mensajes.

            Tu solución no es la óptima. Tiene que buscar dos veces para mostrar el resultado o nada si da error la primera búsqueda.
            Considero que el sistema que hemos recomendado es más adecuado: sólo busca si se indica un dato para buscar, y una vez indicado un dato, si en realidad no lo encuentra, muestra un mensaje de error que nos advierte del problema:

            =SI(A9="";"";BUSCARV(A9;'PRODUCTOS Y COSTOS'!C13:E254;3;0)*I9)

            Saludos

    1. Hola. No vemos la relación con este artículo.

      Para verificar que el contenido de una celda tiene formato de correo deberás utilizar una macro.
      Busca en la web donde encontrarás algunas soluciones.
      Saludos

  4. Como puedo hacer que los datos de una lista desplegable se seleccionen sin hacer clic, si no solo pasando el mouse por encima del valor. esto para poder estar cambiando el valor seleccionado de la lista desplegable solo moviendo la flecha hacia abajo

    1. Me temo que hasta que no creen un mouse que nos lea la mente será imposible.
      Pero quizás puedas conseguir algo similar activando la vista programador, y utilizando un control de número.
      El control de número puede insertar un número en una celda que se cambia haciendo clic en las flechas.
      Luego, en la celda donde quieres ver el resultado puedes utilizar una función INDIRECTO para componer el nombre de una celda junto al número seleccionado y mostrar el valor de la misma.

    2. Probablemente la única opción es usar el teclado, [ALT + FLECHA ABAJO] te abre la lista desplegable.
      Espero sea útil.

  5. Hola, me podría indicar si cuando ya he elegido un valor de una lista despegable en una celda y, a continuación, en otras celdas diferentes voy a elegir otros valores que utiliza la misma lista despegable, ¿se pueden ir eliminado valores de esa lista ya seleccionados en celdas anteriores? Me explico de una lista se pueden elegir tres colores. Si un color ya ha sido elegido, cuando se vaya a elegir en otra celda utilizando la misma lista, el color seleccionado previamente ya no aparezca.
    Muchas gracias por adelantado, un saludo

    1. Supongamos que:

      1. en el rango B2:B10 es donde tengo las celdas con la lista desplegable
      2. en el rango D2:D10 es donde tengo las celdas con los colores posibles
      3. en el rango F2:F10 es donde tengo las celdas origen de la lista

      La celda F2 tiene la fórmula: =SI(ESERROR(COINCIDIR(D2;$B$2:$B$10;0));D2;””)
      Extiende la fórmula de F2 hasta F10, y a funcionar

      1. Hola, quería saber cómo puedo hacer esto, pero que en vez de eliminar los valores que ya fueron seleccionados, si se puede lograr que aparezcan pero tachados o en cursiva. Muchas gracias! El sitio es genial!

      2. Como le quitas para que no aparezcan los espacios vacios al seleccionar un color?, ya que no permite seleccionar el color pero deja ese espacio vacio realmente no reduce la lista lo que hace es poner un blanco en lugar del elemento

        1. Hola Fernando
          Bastante que eliminamos los ya seleccionados jejejejeje
          Desconozco cómo hacer para que se puedan quitar los blancos
          Saludos

  6. Hola muy buen día requiero de su ayuda, tengo el problema de al seleccionar un dato de una lista poder hacer que aparezca un dato de otra tabla, En A2 tengo la lista de seleccion de equipo, en B2 necesito aparezca el costo de forma automatica, las listas las tengo en la hoja dos, no tengo como tablas las listas solo las anote , la de equipo es una lista que va de A2 a A4 y costos va de B2 a B4, ¿como puedo hacer esta formula para que correspondan los costos?

    De antemano muchisimas gracias por su apoyo

    1. Supongamos que los datos fuente los tienes en el rango J2:K60, formado por una columna que son las referencias, y otra que son los costos

      En A2:A??? tienes que crear una lista cuyo origen sea J2:J60

      En B2 tienes que insertar la fórmula =BUSCARV( A2; $J$2:$K$60 ; 2 ; FALSO )
      Luego extiendes la fórmula (o copia-pega) de B2 al rango B2:B???

      Nota: En versiones iberoamericanas, en lugar de BUSCARV es CONSULTAV

  7. Hola, ¿como puedo crear una lista en una celda condicionada a que haya texto en otra celda?
    ejemplo en la columna 1 se llama “fecha de salida” si en la celda a1 se pone una fecha quiero que en la celda b1 aparezca lista con destinos posibles

    1. Supongamos que las fechas las pones en la columna A, y que si las fechas son del mes del primer semestre, los destinos posibles están en las celdas E1:E10, y si no en las celdas F1:F10

      =SI( MES(A1)<7 ; $E$1:$E$10 ; $F$1:$F$10 )

  8. Hola,
    Me gustaría poner una condición que si en la columna A escojo una opción de la lista, que entonces en la columna B me aparezca una lista exclusiva para la opción que seleccioné previamente en la columna A. Saludos.-

  9. Buenos días,

    Tengo una lista compuesta de la siguiente manera HOJA 1 Columna 1 “numero articulo” 2 “nombre” y en la 3 “precio”
    Quisiera hacer en la HOJA 2 en la columna 1 poner un codigo correspondiente a uno de la HOJA 1 y que me apareciera en la columna 2 y 3 nombre y precio respectivamente

    Es posible recordar que yo no tengo la lista desplegable y prefiero que no lo sea

    Un cordial saludo

    1. En ese caso, en Columna1 debes dejar la lista desplegable para seleccionar el número del artículo.
      En Columna2 y en Columna3 elimina la lista desplegable, y sustituye por un BUSCARV (o CONSULTAV, s/versión española o latinoamericana).

      En esta página puedes encontrar un buen ejemplo: Combinar Validez de datos y BuscarV ; aunque no sea de Excel y la parte de las macros no es compatible, el documento ejemplo puedes abrirlo con tu Excel y ver cómo se hizo el BUSCARV.

  10. Quisiera saber si se puede tener una lista desplegable y al aceptar una de las opciones, quiero que lo guarde en otra celda , otra hoja, ….al darle guardar me borra lo que ya guarde, no se si me explico

    1. Hola Leonor
      No comprendí tu explicación, pero si quieres que

      1. al seleccionar algo en una celda utilizando un desplegable
      2. se guarde el resultado en otra de la misma u otra hoja

      entonces este procedimiento no es lo que necesitas, salvo para el primer punto.

  11. Hola. Quisiera saber si es posible hacer una lista desplegable en donde se elija un texto y luego en la celda aparezca un número determinado. Básicamente debo llenar unas planillas con domicilios donde me pide un código (3 dígitos) para cada provincia. La idea es que muestre la lista de provincias y al seleccionar la que quiero solo me escriba en la celda el código de la misma.
    Muchas gracias.

    1. Hola Gustavo
      No es posible que el número sustituya al valor seleccionado en la misma celda.
      Pero es posible con el método explicado a Christian que en la celda de al lado te muestre un número acorde al texto seleccionado

  12. Todo muy bien y claro pero tengo un problema
    En mi lista tengo texto y numeros por ejemplo :
    unos datos son numero almacenados como texto por el espacio entre ellos
    101 1 3
    101 4 2
    101 5 7
    y otros en la misma lista son numeros
    555568
    627443
    722445

    uso la funcion BUSCARV lo que me ocurre es que si los selecciono con el raton de la lista desplegable, me encuentra los valores y si los escribo me da error

    que puedo hacer para que me los acepte escritos
    Gracias

    1. Hola Tony
      Si hay diferencia entre seleccionar y escribir, es que escribimos distinto.
      Comprueba que los datos en la lista donde busca no tengan algún espacio al final, y por eso, al escribirlos “sin ese espacio” no los encuentra.

  13. ¿Es posible colocar en la misma celda varios elementos de una misma tabla?, por ejemplo si en una tabla pongo características de un producto, en una celda que se apoya en esa tabla puedo poner varias de esta caracteristicas separadas por algún símbolo
    muchas gracias

    1. Hola José
      No que conozcamos.
      La lista puede seleccionar un valor de una celda.
      Pero puedes hacer que en la celda de al lado, una (segúramente larga) fórmula busque los valores correspondientes y genere la composición.

  14. Gracias SalvaDCH
    he probado lo que me dices y tampoco funciona
    Falla la validacion, dice valor no correcto y no me deja pasar
    pico para seleccionar con el raton y la validacion y la busqueda funcionan perfectas

    Gracias por tu esfuerzo

    1. Hola de nuevo
      A mí sí que me funciona. Te enlazo un ejemplo, donde marco los que han sido “tecleados” y los “seleccionados”

      El valor 192 121 7 lo he insertado con un espacio al final. Verás como reproduce el error que indicas si lo tecleas en lugar de seleccionarlo.

      Saludos

  15. Muchas gracias

    En el ejemplo has sabido plasmar exactamente lo que necesito; sólo faltaba añadir algun elemento numérico,
    los he añadido y funciona perfecto

    la única diferencia que tengo es que yo uso nombres para definir los rangos
    Lo que haré será repasar las fórmulas de todas las validaciones y búsquedas; el error tiene que estar ahí

    Muchas gracias por tu GRAN AYUDA; ahora sé que se puede hacer, sólo es cuestión de paciencia y buscar el error en las fórmulas.

    MUCHAS GRACIAS

  16. Aparece la flecha de lista desplegable siempre visibles con contenido vacio, y cuando seleccionas la celda también aparece la lista desplegable real qe tenfo. No puedo eliminar la flecha fija, no aparece en donde se crean, ni en validación. Esto me ocurre en varias hojas y no en todas as celdas. Un saludo

  17. Buenos dias:
    super interesante el artículo, quiero preguntar una cuestion,
    ¿hay alguna manera de desplegar los datos de la lista para que se pueda elegir uno en concreto?. Esto yo lo hago en access , y es muy cómodo para introducir los datos.

    De antemano muchas gracias

    1. No tenemos claro lo que ya haces en Access, pero si te refieres a seleccionar fácilmente tecleando las primeras letras, no se puede, o al menos, no conocemos tal opción

  18. Buenas noches.
    Tengo una lista desplegable por departamentos , necesito que en otra lista desplegable me cargue los municipios del departamento que seleccione. ¿cómo se puede realizar la segunda lista desplegable cargando solo los municipios del departamento seleccionado?

  19. Buenos dias
    Primero que todo quiero agradecer al Webmaster de esta pagina por tan excelente contenido. Por otro lado quiero hacer una consulta:

    Tengo una hoja1 con los siguientes datos organizados en
    columnas

    Nombre Cargo Telefono

    Quiero que a travez de una lista desplegable en una hoja dos , yo pueda seleccionar uno de los nombres , me aparezca en las columnas inmediatamente siguientes los datos cargo y telefono…. la pregunta es ,… Como lo hago?

    Agradezco su apoyo

  20. Hola, de una lista desplegable quiero obtener información de otra hoja, pero de cuatro columnas, y seleccionar un valor de esas cuatro columnas.
    Es decir busco el valor que tiene A3, y quiero uno de los cuatro resultados de otra hoja (D3, E3, F3 ó G3) , también de forma desplegable, sera posible esto?
    Gracias!!!!

  21. Hola
    Yo armé una lista desplegable y en la celda de al lado utilicé la formula BUSCARV para que al elegir una opción de la lista me de un resultado.
    Pero cuando yo quiero seguir llenando mi planilla y selecciono una opción me da error en la celda donde esta la fórmula.
    Es como que si no se arma alfabéticamente no funciona. no se si me supe explicar. Gracias

  22. hola, tengo una lista de clientes y me pidieron que busque los clientes que deben, que están suspendidos, activos, como hago para sacar la lista de cada uno de ellos no se si me deje entender .gracias

    1. No nos queda clara tu consulta, y por lo poco que hemos entendido, consideramos que poco tiene que ver con el tema de este artículo.
      Sólo podemos intentar ayudarte si la pregunta está relacionada.
      Saludos

  23. Buenos días,

    Me gustaría saber cuál es el paso a seguir para poder mantener el icono de lista desplegable siempre visible.
    Tengo un libro excel con varias hojas, enlazadas entre sí mediante “Validación de Datos” y “BuscarV” el cual me da de resultado un formulario que quiero rellenar. Pero me gustaría que la casilla donde puedo elegir las distintas opciones estuviera siempre visible.

    ¿Me pueden ayudar?

    Gracias !!

    1. Hola María
      Ya se preguntó anteriormente esto, no recuerdo si en este o en otro tema similar.
      No es posible hacer que se muestre permanentemente el botón, pero puedes aplicarle un color distinto a la celda, si lo que quieres es resaltarla, aunque esto, estoy seguro, ya lo sabías.
      Saludos

  24. Hola!!! Saludos desde Venezuela, estoy creando un gestor de inventarios para mi microempresa de venta de papelería en general (actualmente manejo 38 productos), por facilidad de control y precio decidí crear mi propio sistema de control de existencias de mercancías en EXCEL y se me ha presentado estos inconvenientes:

    En la pestaña de lista de productos he realizado lo siguiente:

    1.- Una columna para seleccionar la categoría del producto, al dar click se muestra una lista desplegable con 3 opciones (A=Alta rotacion;B=Mediana rotacion;C=Baja rotacion).

    2.- La columna siguiente es la de Código del producto y tambien fue diseñada por listas desplegables dependientes (A-001; A-002;A-008;A-032. hasta A-999) de la columna categoría (A,B,C).

    El problema es que al introducir los códigos a traves de lista desplegables dependientes (validación de datos), el sistema no me arroja un error de que el código fue introducido anteriormente, y como saben los códigos deben ser únicos para cada producto. Investigando descubri que debo de utilizar la función CONTAR.SI para validar los datos, pero observe que era usada en tablas de excel no estructuradas con filtros, y en rangos de celdas que no contenían una validación previa (en mi caso validación por listas desplegables dependientes que utilizan la función indirecto para desglosar la información), por este motivo:

    Pregunto: ¿Existe la posibilidad de combinar la función SI (condición) con la funcion indirecto (listas desplegables dependientes) y la función Contar.si (prohibir que se repita in código de la lista desplegable), es decir, quiero ingresar el código del producto por medio de listas desplegables dependientes de las categorías (A,B,C) para evitar manejar una extensa variedad de códigos de productos, pero una vez que halla seleccionado un código de la lista, excel prohiba al usuario utilizar el mismo código para otro producto.

    Eternamente agradecido, y muchisimas gracias por mostrar interés por nuestras dudas, y una vez más gracias por transmitir tu conocimiento a través de esta vía de comunicación. Muy atento a tu colaboración.

    Hasta luego!!!!

  25. Hola! Muy interesante y bien explicado.
    Me gustaría saber si me puedes ayudar en algo: Quiero lograr colocar una lista desplegable en la cual tenga los codigos los productos que vendo y que al seleccionar el codigo, me traiga el producto y el precio a sus celdas correspondientes… como seria esto posible? Te agradezco mucho de antemano.

  26. Tengo una duda yo tengo mi lista y algunos comentarios tiene colores dependiendo a que se dirigen como hacer que aparezca el color del texto en la tabla

  27. En el archivo con el ejemplo, cuando consulto la validación de datos de la celda que llena la lista dependiendo la selección anterior, en el campo “origen” aparece “=INDIRECTO(B4)”, no logro entender como referenciarlo para que haga la función que hace, justo el ejemplo es lo que nececito pero no logro replicarlo.

    De antemano gracias

  28. Estimado,
    Tengo una lista de valores en una celda y tengo una función BuscarV que recupera datos de otra tabla, según el valor seleccionado de la lista, desplegando el resultado en otra tabla, hasta ahí todo bien.
    Lo que no he podido resolver sin incluir una macro, es que a pesar de que la hoja donde tengo el resultado del BuscarV tiene “ajustar texto”, al cambiar la opción de la lista desplegable, las celdas que muestran el valor recuperado de la otra tabla no se autoajustan, sino que debo hacer una acción en la fila (como ingresar un dato en otra celda en cada fila de la tabla resultante) y lo que quiero es que se ajuste automáticamente al texto recuperado, según el valor seleccionado de la lista desplegable.

    Muchas gracias de antemano.
    Saludos

    1. No conocemos método alguno para solucionarlo . También nos ha pasado y hemos intentado varias soluciones, sin conseguirlo.
      Saludos

  29. Necesito que al escoger de una lista desplegable de puesto, se me marque una o varias celda con un check, de un listado de opciones más abajo en la misma hoja.

    Gracias por su ayuda

  30. Una pregunta rápida. ¿Hay alguna manera de que en el desplegable hecho con Validación de datos no se muestren las casillas que estén en blanco?

    Muchas gracias.

    1. No, salvo que consigas desarrollar una fórmula que entrege una matriz o rango de celdas sin las celdas vacías.
      Saludos

  31. Hola.

    Creo que no he llegado a comprender del todo el articulo. mis conocimientos de excel son limitados y más si hablamos de macros y fórmulas un poco más sofisticadas.

    En fin, espero que me puedan ayudar, o al menos, orientar en la localización de una posible solución.

    Mi tema es el siguiente.:

    1.- Tengo un archivo excel con varias columnas, a saber: Nombre, sexo, edad, peso, cinturón.
    2.- En otro archivo excel, tengo una hoja que empareja, aleatoriamente, a las personas que introduzco.
    La obtuve en una web que emparejaban personas para un campeonato de ajedrez.

    Esto funciona bien con corta/pega, pero me gustaria ir más allá.

    Por ello el preguntarles.
    Lo que me gustaría hacer es, que el segundo archivo, en el que se hacen los emparejamientos de forma aleatoria,
    recoja los datos del archivo 1 si se cumplen una serie de condiciones.

    Por ejemplo, en el archivo 2, se introducen los siguientes valores en las siguientes casillas:

    A1= masculino
    A2= 16 (años)
    A3= 17 (años)
    A4= 50 (kg)
    A5= 65 (kg)

    Entonces, en la casilla A10 (por ejemplo), debería mostrar el nombre, a localizar en la columna A del archivo 1, del primer nombre de la lista, masculino, y que tenga 16 ó 17 años, y entre 50 y 65 kg.

    Es esto posible???

    Gracias.

    1. Hola. Si, seguramente sea posible, pero algo así no puede ser resuelto mediante comentarios de un artículo.
      Y por razones comprensibles, no constestamos preguntas que no estén relacionadas directamente con el contenido del artículo.
      Saludos

  32. Hola tengo un problema con una lista desplegable, lo que necesito es que al seleccionar un dato de mi lista (que esta en B3 y su vez estos se toman de en la hoja “datos” E10:E16) ejemplo monitor en la siguiente celda C3 me indique que es hardware o si selecciono Linux indique que es un SO,¿Es posible?

    ¡Saludos!

    1. Hola Carl
      Ya se ha contestado a esa pregunta en varias ocasiones. Hay que utilizar BUSCARV (o CONSULTAV) combinada con validez de datos.
      Busca en los comentarios de este post o de los otros que hablan de listas desplegables.
      Saludos

  33. deseo saber como hacer lo siguiente con dos hojas excel una esta ordenada por categorías con mas de 600 artículos y la otra vienen los 600 artículos pero desordenados y con cantidades que cambian cada día y a veces no hay los 600 artículos si no menos por temas de stock.¿se puede en la primera hoja excel jalar la cantidad de cada item a la lista que esta ordenada?

  34. Hola muy interesante el post, pude aprender cosas nuevas.
    Actualmente estoy tratanto de crear un filtro que filtre de una tabla, la cual tiene en una de sus celdas una lista desplegable (o que es lo mismo decir que una celda posee varios valores).
    Por ejemplo: En A1:A5 tengo distintas areas de trabajo de una fabrica, y en B1:B5 tengo los equipos que pertenecen a esas areas:

    Area Equipos
    Empaque Faja, AC, Luces
    MAntenimiento Faja, Luces
    Produccion AC,

    Como puedo crear un filtro que por ejemplo al seleccionar fajas tome todos los valores de la lista despegable, aun si no esta selecciona?

  35. Tengo el siguiente problema, el año pasado creé un archivo que en una de las hojas contiene estas listas desplegables en 3 columnas, le acabo de sacar una copia y borré los datos tabulados del año anterior para ingresar valores nuevos. Lo cerré y al volver a abrirlo ya no aparece la flechita para seleccionar en las celdas que tienen la validación. La validación está porque si trato de ingresar cualquier cosa muestra el mensaje de que no es posible. Traté borrando la validación y creando una nueva, pero igual, sigue sin aparecer la flecha de selección, como que algo bloqueara la opción. Qué podrá ser?

    1. Hola Pablo
      Revisa el rango de celdas que conforman la lista origen; quizás si en lugar de borrar contenido eliminaste celdas o filas, haya cambiado el rango de celdas indicado.

  36. Hola, muchas gracias por el tutorial, vos sabés que lo que yo quiero hacer es que al seleccionar una de las opciones de la lista se incremente en una unidad la cuenta. ¿Se puede hacer esto?
    Por ejemplo:
    Tengo una tabla donde creo una pregunta ¿Compró? y al lado las opciones por Si o por No y quiero que en otra celda vaya reflejando la cuenta para no tener que ir haciendolo manualmente.

    Muchas gracias por la ayuda

  37. Hola, acudo a su ayuda para ver si es posible realizar un formato en donde elija de una lista 11 opciones, y cada una de esas opciones cuando elija 1, me aparezcan exclusivamente la de la opción que elegí.
    Ejemplo si elijo México, me aparezcan los estados de México; si elijo EE.UU. me aparezcan los estado de ese país, y asi si elijo otros me aparezcan exclusivamente los de ese país.

    Si es posible cómo lo hago o me pueden enviar a algún foro si es que ya está resuelto.

    Gracias y saludos cordiales.

  38. Me gustaría saber si se pueden acotar el rango en las fórmulas de forma variable en relación al número de filas que exista. Me explico en las fórmulas elijes un rango concreto ejemplo A1:A255 o la columna completa pero si quieres variar el archivo a analizar unos traen 150 filas y otros pueden alcanzar 2500 en el caso de seleccionar la columna la fórmula lo calcula para cada celda de la misma y si además tienes un montón de fórmulas tienes que esperar mucho tiempo hasta que calcule todas cada vez que varías una dato vuelve a calcular todas las fórmulas para todas las filas lo que ralentiza enormemente el proceso.

    1. Hola Francisco
      Puedes desactivar el recálculo automático (Fórmulas > Opciones para el cálculo) y pasarlo a manual (cada vez que se pulse la tecla F9).
      Para generar un rango variable puedes utilizar la función INDIRECTO. Por ejemplo, si en la celda D1 introduces el número 325, la fórmula =INDIRECTO(“A1:A” & D1) devuelve el rango A1:A325.
      Espero te sirva

  39. Tengo una lista despegable cuotas de pago, y quiero que al seleccionar ejemplo 12 cuotas me tire el resultado automatico de las doce cuotas en otra celda…

    1. Hola Estuardo
      Busca en los comentarios de este o los otros temas de listas desplegables lo relativo a BUSCARV – CONSULTAV
      Saludos

  40. Buenos dias, me gustaria saber como puedo hacer para que al desplegar la lista me aparezcan mas valores para asi no tener que utilizar la barra de scroll. Gracias

  41. Hola Buenas, me gustaría saber como puedo seleccionar varias opciones de una misma lista para que se me presenten una debajo de otra ya que cada vez que selecciono una solo aparece la que acabo de elegir.

  42. Hola Buenas, me gustaría saber como puedo elegir más de una opción en la misma lista y que se me presenten una debajo de otra ya que cuando selecciono una opción solo me aparece la última que he elegido.

  43. hola muy buen articulo. me gustaria ver si me pueden ayudar con un problema que tengo. Yo de un programa de la empresa corro un reporte el cual trae fechas y me lo exporta a excel asi 09/17/16¦09/17/16¦09/17/16¦09/17/16¦09/17/16¦09/17/16¦ dentro de la misma casilla, es la misma fecha que se repite muchas veces pero yo necesito enlazar ese reporte con otro que solo tiene 09/17/16. la pregunta es la siguiente hay una forma que yo le pueda decir a excel que no importa cuantas veces repita la fecha solo tome un valor.

    1. Hola César
      No vemos la relación con este tema
      Imagino que si al lado de la celda que tiene todas las fechas (supongamos B5) pones una fórmula =IZQUIERDA(B5,8) obtienes sólo los primeros 8 carácteres, y por lo tanto, sólo la primera fecha.
      Saludos

  44. Ayudenme x favor, les explico yo hago facturas en excel aveces es tan larga la lista que me ocupa hasta 80 hojas y en una de las celdas de mi factura tengo que poner la cantidad de hojas a utilizar en este caso 80….1 de 80 , 2 de 80, 3 de 80 y asi una por una hasta llegar a 80 de 80 … que formula puedo poner para que automaticamente se cambien dependiendo del numero de facturas que vaya a imprimir

    1. Hola Karla
      Lo que preguntas no tiene relación con el tema
      En cualquier caso, lo que pides se hace desde ficha Diseño de impresión utilizando los campos que podemos poner en encabezado y pie de página.
      Saludos

  45. Buenos días, requiero algo con urgencia y no he logrado el resultado, necesito que en la lista desplegables se pueda filtrar información, por ejemplo tengo una lista de capacidad de pasajeros de vehículo, donde podemos encontrar que hay vehículos diferentes que tienen la misma capacidad, y otra lista donde están los vehículos. quisiera saber si al digitar el numero de pasajeros, la lista se filtra solo a los que tienen esa capacidad.

    Muchas gracias por su ayuda

  46. Hola. Muchas gracias por todos los aportes!!

    Estoy intentando hacer algo parecido a lo que está solicitando Fernando en los comentarios, pero hice varias pruebas que no me están funcionando. Podrías extender la explicación?
    El error que me aparece es que al aplicar validación de datos: Lista y escribir la fórmula =SI(ESERROR(COINCIDIR(D2;$B$2:$B$10;0));D2;””)
    aparece una ventana que dice “No se puede encontrar uno de los rangos especificados”.

    Tengo Excel 2013 y para la prueba usé también colores. Desde ya muchas gracias!!

    Saludos

    1. Hola Alejandra
      Corrije =SI(ESERROR(COINCIDIR(D2;$B$2:$B$10;0));D2;””) por =SI(ESERROR(COINCIDIR(D2;$B$2:$B$10;0));D2;D9999)
      Entendiendo que D9999 es una celda que estará vacía.
      El error es porque la fórmula tiene que devolver un rango, no un texto, y “” es un texto.
      Saludos

  47. Hola:
    Ante todo una web cojonuda.
    Me he leído toda la sección y no he encontrado respuesta a mi problema.
    Tengo una lista desplegable y al seleccionar en la celda contigua hace un buscarv y me presenta un dato.
    ¿como puedo hacer para crear una tabla nueva con los datos que me aparecen en el buscarv, añadiendo una celda más cuando cambie el valor de esta celda?
    Lo necesito para crear una tabla nueva con los servidores que les ha fallado un backup. Espero haberme explicado bien.
    Muchas gracias.

    1. Hola Antonio
      Espero haber entendido tu pregunta.
      Quizás copiando la columna de los resultados (la de los BUSCARV) y pegando “sólo valores” en otra columna, puedas crear esa copia de los resultados y así volver a utilizar los desplegables para otra semana.
      Saludos

  48. Preciso ayuda sobre validacion de datos en excel, especificamente utilizo la opcion de LISTA, tengo muchos datos, en origen está el rango correcto, pero al ver la lista no despliega todos los datos, solo despliega una cierta cantidad. Como puedo hacer para que muestre 40.000 registros?

    1. Hola Carlos
      Desconozco cual es el límite de la lista, pero ya nos has dado una aproximación.
      No tengo respuesta, ni creo que exista, para tu pregunta.
      Saludos

  49. Hola,
    tengo dos listas desplegables, la 2ª dependiente del valor de la primera. Puedo de alguna manera seleccionar varios valores de este 2º desplegable???
    Ej: Lista 1: Animales:
    perro, loro
    Lista 2: color de pelo
    Para perro: negro, blanco, marrón
    Para Loro: amarillo, verde, azul

    Me gustaría seleccionar en la 2ª lista dos colores. Es posible??
    Muchas gracias

  50. Hola,
    Me encanta Excel pero se que desconozco mucho acerca de sus usos…
    Estoy creando una guía de empresas, con datos como teléfono, dirección, persona de contacto, mail… y me trae de cabeza cómo reflejar la actividad que realizan (puede ser una o varias a la vez), por ejemplo:
    Empresa 1: Operación, Mantenimiento, I+D+i y Formación.
    Empresa 2: Fabricación de componentes
    Empresa 3: Fabricación componentes y Formación

    ¿Sabéis cómo puedo reflejar esto de manera sencilla? Lo único que se me ocurre es hacer varias filas con la misma empresa en caso de que tenga varias, y seleccionar de la lista todas las actividades que tenga.
    Empresa 1: Operación
    Empresa 1: Mantenimiento
    Empresa 1: I+D+i
    Empresa 1: Formación
    Empresa 2: Fabricación de componentes
    etc….
    Porque después necesito filtrar por tipo de actividad y si pongo las actividades en la misma fila no se como filtrar después.

    Espero que alguien me entienda, y sepa ayudarme.

    Muchas gracias por vuestro tiempo.

  51. hola quisiera por favor me ayuden tengo esta situación:
    quiero que en una celda encuentre el precio de toda una lista de precios que hay en la Hoja 2 según la cantidad de unidades se ponga en otra celda en la hoja 1 ej: si hay una persona cuanto nos cobra de acuerdo a la lista de la hoja 2 dependiendo de los precios que haya. Espero puedan muchisimas gracias de antemano!!!!!!

  52. Buen día, en una lista de datos quiero saber si se puede con validación de datos,. he visto validacion con dos condiciones, pero si hay tres.
    Ejemplo: quiero que me muestre un ingeniero cuantas obras tiene pero a la misma vez me deje escoger de que cliente quiero que me muestre. una precedida de la otra, si escojo el ingeniero, me muestre los clientes que tiene a cargo (escojo cliente) y en la celda del lado pueda elegir la obra de ese cliente.
    espero sea claro y gracias por su colaboración,

  53. Buenas Tardes, Disculpa tengo una tabla con con listas desplegables que contiene informacion de clientes y sus numeros de parte, ademas tengo otra tabla donde se anexa informacion en la cual me gustaria que al ingresar el numero de parte automaticamente en otra casilla me muestre el nombre del cliente, es decir la tabla de clientes es como sigue:
    Cliente A B Y C, cada cliente tiene su numero de parte, por ejemplo Cliente A del 100 al 105, Cliente B del 200 al 205 y Cliente C del 300 al 305.

  54. Saludos!!!

    Tengo un libro; con dos hojas, en la hoja Plantilla hay tres listas desplegables dependientes en 3 columnas en las que puedo elegir un PAÍS (Z) en concreto; DEPARTAMENTO (AA) y un MUNICIPIO (AB), en la segunda hoja esta todo lo referente a las listas desplegables.

    La hoja Plantilla tiene código VBA; que valida que el MUNICIPIO (AB) pertenezca al DEPARTAMENTO (AA) y este al PAÍS (Z) es decir si tengo una elección echa en las 3 celdas y vuelvo hacer una nueva selección de PAÍS (Z4) el código me “limpia”las celdas DEPARTAMENTO (AA4) /MUNICIPIO (AB4), hasta ahí funciona perfecto pero si solo necesito cambiar la selección del DEPARTAMENTO (AA4), no me limpia la celda MUNICIPIO (AB4), no logro identificar que hace falta.

    Private Sub Worksheet_Change(ByVal Rango As Range)
    If Rango.Rows.Count = Rows.Count Or _
    Rango.Columns.Count = Columns.Count Then
    Exit Sub
    End If
    Application.EnableEvents = False
    For Each Target In Rango
    If Left(Target.Address, 3) = “$Z$” Then
    Range(“AA” & Target.Row) = “”
    Range(“AB” & Target.Row) = “”
    ElseIf _
    Left(Target.Address, 3) = “$AA$” Then
    Range(“AB” & Target.Row) = “”
    End If
    Next
    Application.EnableEvents = True
    End Sub

    adjunto link del archivo: https://drive.google.com/file/d/0B8OyJ_ … sp=sharing

    Muchas gracias

  55. Hola

    Me gustaría saber si es posible los siguiente:

    Tengo un hoja de calculo con lista que se llama Tipo_documento, inicialmente la había pues en la validación =Tipo_documento y funciona muy bien, pero ahora necesito que al seleccionar por decir algo NUIT, de esa lista me obligue a diligenciar las celdas F13 y J20:M20.

    Muchas gracias

    1. Hola Fernanda
      La pregunta no tiene nada que ver con el tema, pero puedo intentar ayudarte.
      No entiendo qué quieres decir con “de esa lista me obligue a diligenciar las celdas F13 y J20:M20”
      Saludos

  56. HOLA BUENAS TARDES, EXISTE MANERA DE GENERAR UNA LISTA DESPLEGABLE PERO QUE NO ME DEJE SELECCIONAR UNA OPCION REPETIDA?
    POR EJEMPLO TENGO UN LISTADO CON NUMEROS DE CHEQUES Y DESEO SELECCIONAR POR FILA UN SOLO NUMERO Y QUE NO ME LO REPITA EN LA PROXIMA SELECCIÓN YA QUE EL NUMERO YA FUE TOMADO??

  57. Hola!
    Tengo una lista desplegable. Me gustaría que al elegir un dato en la primera celda este dato quedara en color gris y no se pudiera seleccionar en la lista desplegable de la celda 2. O sea tengo 5 camiones y 5 trailers. Cuando selecciono el primer trailer para el primer camion y paso al segundo camion solo pueda elegir entre los restantes 4 trailers.

    Es posible? muchas gracias

  58. buenos dias … Se necesita que la formula identifique los primeros 4 digitos de la cuenta bancaria y de acuerdo a eso seleccione de una lista el banco según correponda
    en la columna a esta las cuentas y en la b esta los nombres de los bancos.

  59. Buenas noches,
    tengo una lista desplegable con el nit de los clientes y requiero crear otra lista desplegable donde me salgan solo los numeros de facturas de venta relacionadas con el nit del cliente seleccionado.

  60. buenas tardes, tengo una base de datos con nombres repetidos, cuando hago una lista desplegable me salen todos los repetidos, como puedo hacer para que solo salga un nombre de cada uno?

  61. Hola a quien corresponda; tengo unas preguntas cómo hacer para eliminas Ejemplo: (Celda a1: 1234567), (Celda b1:357) quiero elinar de la Celda a1, pero únicamente lo que tengo en la Celda b1

  62. Como puedo hacer en excel Ejemplo:
    Celda A: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
    Celda B : 3 5 6 8 10
    Como quitar de la Celda (A) lo que tengo en la Celda(B)

    1. Hola Raúl
      En internet he encontrado respuesta a tu pregunta, que no tiene nada que ver con este tema.
      Sigue buscando
      Saludos

  63. Buenas tardes, Como puedo elegir un dato de una lista desplegable en una celda y que en otra celda me refleje otro dato relacionado con el que seleccione de la lista, por ejemplo: tengo una lista desplegable de trabajos a realizar y cuando selecciono uno, en la celda de al lado debería salir la tarifa del trabajo que seleccione, la restriccion es que varia la tarifa dependiendo el cliente y tengo la matriz con todos los clientes y todos los trabajos y todas las tarifas. ¿como lo puedo hacer?
    Gracias de antemano por la ayuda que me puedan brindar

  64. Hola a todos, tengo una consulta y no se si es posible realizarla en el excel siin tantas formulas Si combinadas o utilizando Macros excel, bueno la cuestion es que quiero crear una base de datos donde en una columna tengo códigos para productos y en la otra tenga los precios correspondientes, eso seria en una hoja del excel, y en las otras cuando detalle los pedidos de mis clientes quiero hallar la forma de que cada vez que ponga ese código en una de las columnas me salga automáticamente el precio asociado en otra columna. Por fa ayuda con esto…

  65. Hola, una consulta! Yo requiero saber si se puede hacer la siguiente acción en la lista despeglable ejemplo: si en mi lista despeglable me sale enero, febrero, marzo, abril, etc… quiero que al elegir enero me aparezca 1 al elegir febrero me aparezca 2 y así sucesivamente.

    1. Hola
      Consulta el siguiente comentario
      De esta forma consigues que en la columna de al lado muestre los valores 1, 2, etc., pero no se puede en la columna de la propia lista desplegable.
      Saludos

  66. tengo un listado con 4k artículos, estos artículos muchísimos se repiten porque tienen diferentes cantidades, como hago para sacar de este cuadro, uno solo que me muestre solo los artículos sin repetirse y que sume las cantidades.

    quedo anuente muchísimas gracias

  67. Hola!
    Necesitaría poder conseguir que de la combinación de dos listas desplegables, me saliera un importe en una tercera columna.
    Me explico, se trata de un gimnasio, en una columna es una lista desplegable con la tarifa adquirida por el cliente, en una segunda columna, una segunda lista desplegable con la duración pedida para dicha tarifa, y quiero que al elegir una tarifa y una duración concretas, se muestre un importe en la tercera columna.
    Es posible realizar esto con listas desplegables no numéricas? Sería algo así como IF AND THEN z.

    Gracias!

  68. Buenas Tardes amigos. tengo una tabla con 2 campos ID y DESCRIPCION es posible utilizar una lista desplegable que me muestre la DESCRIPCION pero al momento de seleccionar la opcion coloque el ID en la celda

  69. Hola, ¿alguien me podría ayudar a hacer lo siguiente? :
    He creado una lista y necesito que al seleccionar un elemento, me aparezca directamente un número

    por ejemplo: lista de provincias, selecciono Alicante y me gustaría que apareciera un 3 en otra celda
    ¿Esto es posible?

  70. Muchas gracias por la paciencia…
    Mi duda es la siguiente:
    tengo en b3 una lista desplegable con muchos nombres… y quiero que al seleccionar uno de esos nombres, en la celda de al lado me aparezcan datos como la fecha de nacimiento…. en otra celda quiero ver estado civil, en otro la direccion… etc etc etc…. no sé que comando o funcion usar.

    saludos cordiales

  71. Hola!! por fa necesito una orientación…
    Necesito que al alimentar un número que puede ir de 100 a 1050, por ejemplo 339, se seleccione un rango de una tabla (100 – 125, 126 – 150, 151 – 250,…1026 -1050) de tal manera que en la celda (donde debe estar indicada la fórmula) se indique el número que se encuentra en la celda que está al lado del rango al que corresponda en número alimentado.
    Gracias por la atención y quedo atenta a tu gentil respuesta.
    Saludos

  72. Mi duda es, tengo 3 columnas donde realice una búsqueda de datos con la formula BuscarV en 3 tablas distintas para encontrar el resultado deseado, quedando algo así:
    Columna 1 Columna 2 Columna 3
    #N/A #N/A OFICIAL
    #N/A MATERIALES #N/A
    LIMPIADOR #N/A #N/A

    Ahora en una celda distinta necesito de las 3 columnas obtener la que me dio el resultado correcto, así
    Columna 4
    Oficial
    Materiales
    Limpiador

    Cómo hago esto??

    1. Supongamos que en H6 obtienes #N/A, en I6 obtienes #N/A y en J6 obtienes OFICIAL
      en K6 pon la fórmula =SI.ERROR(H6;””)&SI.ERROR(I6;””)&SI.ERROR(J6;””) y solucionado
      Saludos

  73. Buenas tardes…
    Quisiera saber como hacer para que, al seleccionar un dato de una lista desplegable, en la celda de al lado aparezca automaticamente el valor que corresponde con la seleccion (los valores estan en otra hoja). Ejemplo: al seleccionar de la lista “Banco 1” que en la siguiente celda aparezca automaticamente el codigo del banco correspondiente.

    1. Hola
      Debes utilizar la función BUSCARV o CONSULTAV, como ya se ha mostrado en otros ejemplos en este blog.
      Saludos

  74. Hola.. Veo que ayudas a las personas a solucionar sus problemas. Quiero pedirte que me ayudes con el mío.
    Necesito crear dos campos, donde el primero corresponde al nombre de un departamento y el segundo a un municipio dentro de ese departamento. Tengo una matriz con 32 departamentos y cada uno con muchos municipios.
    La idea es que en la primera elijo en una lista desplegable uno de los departamentos (esa parte es la facil), pero el problema lo tengo con la segunda lista, que está condicionada al resultado de la primera. El problema que tengo es porque en la forma tradicional de crear estas listas, me sale una fórmula demasiado larga y no me funciona.
    Si me puedes ayudar con una orientación de cómo hacerlo, te lo agradezco mucho.

    1. Hola
      En este blog tienes respuesta a lo que preguntas. Consulta Lista desplegable condicionada en Excel.
      Si la fórmula resultante es demasiado larga, deberás buscar la forma de acortarla.
      Una solución puede ser crear un índice con los departamentos, y al lado, el rango de celdas de los municipios, y utilizar BUSCARV o CONSULTAV y la función INDIRECTO para generar el rango de celdas del desplegable condicionado.
      Saludos

  75. Hola, mira cree una lista de productos que vendo, en ella estan los valores de ref, nombre del producto, talla, color, femenino o masculino y precio, bueno todo eso esta en la hoja 1
    ahora en la hoja dos esta el nombre del cliente, la fecha de compra y todo lo que esta en la hoja 1; ademas agregue una lista despegable en el nombre del producto, hasta hay todo esta bien. Lo que yo quiero es que cuando yo selecciones el nombre del producto, me mande inmediatamente la talla el color la referencia, femenino masculino y el precio.
    Nota: los productos cada uno tiene una sola talla.

    1. Hola
      Puedes utilizar la función BUSCARV o CONSULTAV, como ya se ha mostrado en otros ejemplos en este blog.
      Saludos

  76. Hola a todos, un gusto haber encontrado esta página tan nutrida en conocimientos de Excel.
    Mi consulta radica en que soy estudiante de Contador Público y estoy confeccionándome una planilla que me permita registrar los movimientos contables de una empresa.
    Tengo un plan de cuentas en la Hoja 1 donde hay dos columnas en una CÓDIGO y en la otra CUENTA.
    En la hoja 2 tengo el LIBRO DIARIO de registraciones y quiero que en dos columnas: (CUENTA AL DEBE y CUENTA AL HABER) me salga una lista desplegable de la Hoja 1 con CUENTA. El inconveniente radica en que luego de seleccionar de la lista una CUENTA, quisiera que se ingrese a la celda el CÓDIGO de la misma. Debe quedar el CÓDIGO ya que contiene únicamente 4 caracteres y visualmente queda más adecuado.
    Gracias por su tiempo y espero ansioso algún tipo de ayuda, todas son bienvenidas.

    1. Hola
      Puedes utilizar la función BUSCARV o CONSULTAV, como ya se ha mostrado en otros ejemplos en este blog.
      Saludos

  77. Hola buenas noches, estoy haciendo una planilla para control de inasistencias en un colegio, y se me ocurrio crear una lista desplegables con los cursos, queria saber si es posible, traer de alguna forma la lista de alumnos? Muchas gracias

  78. Tengo una pregunta, generé una lista desplegable y ya la puedo usar en una celda pero si en esta celda escribo un dato que no está dentro de la lista me deja pasar sin mandar el mensaje de error, cómo puedo hacer para que sólo permita poner datos que están en la lista?

    1. Hola Javier
      Desde la pestaña Mensaje de error del diálogo Validación de datos, active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos, y seleccione el estilo Alto
      Saludos

  79. mi duda es utilizo la función buscarv para relacionar una hoja con otra pero quisiera que se me relacionaran otros datos
    en el ejercicio que hice escribía el ID cliente para que me saliera el nombre de la empresa
    Ahora lo que quiero es que puedan salir otros datos relacionados como dirección y telefono

    1. Hola Johanna
      Se puede resolver con imaginación y sin utilizar macros. En cualquier caso, no hacemos macros a la medida
      Saludos

    1. Hola Nayeli
      Dado que varias poblaciones comparten CP, y varios CP pertenecen a una misma población, directamente no.
      Combinando el desplegable con una BUSCARV o CONSULTAV en otra lista de datos, sería casi factible.
      Saludos

  80. Mi problema es el siguiente:
    Quiero hacer un desplegable de validacion de datos, pero haciendo un match de una seleccion anterior.
    Es decir quiero que desplegue la lista unicamente que corresponde a otra seleccion de otra celda.

    La lista a mostrar es multiple, pueden haber varias opciones a elegir para una seleccion previa.
    Es posible hacerlo?, se entendio??

  81. Hola. Mi pregunta es con lo siguiente: si tengo dos columnas por ejemplo Codigo y Descripción en una celda por medio de losta desplegable quiero escoger el valor de la columna Codigo pero que cuando vaya a escoger despliegue la información de las columnas Codigo y Descripción. Cómo lo puedo hacer. Gracias.

  82. Hola! si tengo tres hojas iguales donde en la Columna A pongo los clientes, nuevos y otros se repiten (puede que esten en la hoja1 y hoja3 o todas)… mi pregunta es: Como puedo hacer que en un cuarta hoja en la columna A se puedan sumar todos aquellos nombres nuevos sin que se repitan? Gracias!

    1. Hola Francisco
      Que Excel rellene en una cuarta hoja los nombres de aquellos clientes que son únicos, o sea, que no se repitan en las otras tres hojas, no se puede hacer, o al menos no conocemos método alguno, salvo utilizar macros.
      Saludos

  83. Aclaro mi pregunta: necesito que todos los clientes existentes en las hojas1/2/3 columna A se listen en una cuarta hoja en la columna A (AUTOMÁTICAMENTE) sin que se repitan. Existe alguna funcion o combinacion de funciones para lograrlo? Gracias

  84. Quisiera saber si uno puede seleccionar mas de un dato de la lista desplegable para una misma celda. ej. dos personas van a trabajar el mismo proyecto como selecciono las dos personas para esa misma celda.

    1. Hola Gudy
      No es posible con Excel (sí que lo sería en una tabla de Access desde su versión 2007, pero eso es otro tema).
      Saludos

  85. Quisiera saber si se puede elegir mas de una opción de la lista desplegable o alguna otra función que lo permita. Gracias

  86. hola tengo una lista con nombre telefono direccion y un formato es posible que si yo en un formato que tengo coloque un nombre de la liste se me puedan llenar automaticamente los demas fatos como telefono direccion

    1. Hola Yeni
      Ya hemos respondido varias veces a esta misma pregunta en otros comentarios. Puedes utilizar BUSCARV o CONSULTAV
      Saludos

  87. Buenos dias!, necesitaria tu ayuda, quisiera saber si se puede crear una macro en donde uno de los comandos que realice es seleccionar de una lista desplegable un dato en particular. Es decir tengo en hoja 1 un mapa con todas las provincias, y quiero crear una macro en donde depende la provincia que elija se seleccione la misma de la lista desplegable que esta ubicada en la hoja 2. (podria crear tantas macros como provincias haya), pero lo realice segun is conocimientos y no me ejecuta la seleccion de la lista. muchas gracias

    1. Hola Camila
      Una solución con macros excede los objetivos de este post, pero tomamos buena nota porque nos parece un tema muy interesante el que has propuesto.
      Saludos:)

  88. Hola. quiero que al escribir un texto me salgan solo los textos similares en la lista desplegable ejemplo si escribo cuenta se me despliegue un listado de todas los texto que empiecen con cuenta en la lista.

    1. Hola Lis
      Para conseguir ese resultado debe lograr rellenar un rango de celdas con los valores adecuados a la búsqueda, que creemos sólo se puede lograr programando macros.
      El crear una lista desplegable con ese rango de celdas es trivial.
      Saludos

  89. Tengo el mismo problema que un comentario antiguo que he visto:
    “Jordi
    19/10/2015 a las 09:28
    Hola,
    Tengo una lista de validación de datos muy larga, me gustaria saber si se puede filtrar dentro de la lista. Es decir, que si escribo una “s” el desplegable vaya directamente a todas las palabras que empiezan con “s” y no tenga que hacer scroll hasta abajo.
    Muchas gracias por el articulo”

    Hay alguna solución actualmente?

  90. hola, podrian ayudarme con este problema, tendo una lista desplegable de si o no solo dos celdas, que al elegir si me deje los datos que se encuentran en las celdas de al lado, 8 columnas pero en caso de ser no me despliegue el error N#a.
    Como nota en las 8 columnas que estan donde quiero que salga el mensaje de error contienen formulas entonces esta tb debe anularlas.

    1. Hola Armando
      Utilizando una función SI en las celdas resultado puede establecer que resultado se mostrará según la selección realizada en el desplegable.
      No se pueden eliminar las fórmulas de la celda en caso de seleccionar NO, pero puede elegir que no se muestre nada.
      La única opción alternativa que permite tal cosa es la programación de macros.
      Saludos

  91. Hola. necesito seleccionar ciertos valores que se repiten en una tabla. pero solo necesito estraer esos valores que se repiten una sola vez.

  92. hola que pena pero tengo una inquietud… como puedo hacer para que con solo escribir un NIT o Cedula me salga al lado toda la informacion (razon social/nombre, consecutivo etc..) por favor ayudenme

    1. Hola David
      Como hemos comentado anteriormente, puede utilizar BUSCARV o CONSULTAV para conseguir su propósito.
      Saludos

  93. Hola. Estoy haciendo una hoja en la que quiero poner, por un lado, mails de personas, y por otro, actividades en las que pudieran estar interesadas. Las actividades las quiero poner en una lista desplegable, de forma que puedan seleccionar varios datos (pueden estar interesadas en varias actividades) a la vez. Luego quiero filtrar por actividades, para ver a qué personas les puedo mandar información. ¿Cómo podría hacerlo? Gracias mil.

  94. Hola,

    Gran artículo, sin duda. Mi lista es de unos 100 items. ¿Hay alguna forma de que al activar la lista desplegable en vez de ocho opciones me salgan unas veinte o más? Muchísimas gracias de antemano.

  95. Hola
    Quería saber como hacer varias valoraciones.
    Me explico, que en la celda C3 tengo una lista con validación de datos y dependiendo de lo que escoga en C4 se tendrá otro grupo de lista con validación, pero dependerá de lo que se escoga en C3 y así sucesivamente.

    Muchas gracias

  96. Hola,
    yo quisiera hacer una lista desplegable, pero que esta lista mostrara los valores de una tabla de acces. Es posible linkar la lista desplegale al acces?
    gracias

    1. Hola ToNi
      Desde Datos > Obtener datos > Base de datos Access puede importar los datos a Excel, y haciendo clic con el botón de la derecha sobre los datos editar las propiedades de la conexión establecida, como por ejemplo, que la actualice cada 5 minutos. Esas celdas puede utilizarlos como fuente de la lista desplegable.
      Saludos

  97. Hola ! Como se puede hacer para que solo se puedan meter datos de la lista. Es decir, que se que no deja meter datos a mano, pero si deja pegar por ejemplo. El caso es que ya tengo protegida la hoja (celdas seleccionadas) y las celdas que llevan lista, las necesito desprotegidas para que se puedan modificar. Pero me ha pasado que han pegado datos….de otras tablas….

    1. Hola Ainara
      Al pegar sobre las celdas eliminan la condición de validación y por ende, el desplegable.
      Lamentablemente Excel no proporciona ningún mecanismo que evite tal comportamiento sobre celdas editables en una hoja protegida.
      Saludos

  98. Hola, tengo una lista despegable con codigos, y por otro lado mi base de datos.
    Necesito que al elegir un codigo me muestre en otra celda los nombres, direccion y distrito. yo utilice esto: =CONSULTAV(A5,A8:J21,4,0) pero solo me muestra un dato como hago para que me aparezcan los otros en la misma celda??

    1. Hola Raquel
      Si los resultados de CONSULTAV / BUSCARV están en las columnas 4 y 5, esta fórmula devuelve los dos datos en la celda separados por un salto de línea.
      =CONSULTAV(A5,A8:J21,4,0) & CARACTER(10) & CONSULTAV(A5,A8:J21,5,0)
      Saludos

  99. Buenas… necesito vuestra ayuda…
    Tengo 3 columnas (ColA, ColB, ColC). La columna A tiene numero del 1 al 10, la columna B tiene las probabilidades de los números de la columna A. Necesito formar la columna C, elegiiendo de la columna A tres numeros pero respetando las probabilidades de la columna B….. Como se podría hacer en excel????

    ColA ColB ColC
    1 0,2
    2 0,3
    3 0,1

  100. Hola, tengo una duda que no he podido resolver de ninguna forma, tengo un desplegable con las semanas del año, sin embargo el archivo que estoy creando sera utilizado por multiples personas pero me piden que NO deben aparecer multiples desplegables, debe ser uno para todo el archivo, mi pregunta es: ¿es posible? y si es asi ¿Como puedo hacerlo?

    De cualquier manera, gracias!.

  101. Buenas tardes.
    Tengo una hoja con una lista de clientes donde “valido” el campo del nombre y apellidos en otra hoja para que despliegue los nombres y apellidos disponibles y así se autorellenen los demas campos (dni, tlf, email, dirección…)
    Todo funciona bien salvo cuando “de forma aleatoria”, si creo otra persona con el mismo nombre, pero diferentes apellidos, ya no me aparecen los demás datos.
    Es decir:
    1005 Antonio Perin Gomez 44455554G
    1006 Carlos Lopez Moron 45785465h
    1007 Antonio Prueba2 Prueba 45678932f

    Carlos si me aparece en el desplegable y rellena el campo de la ID y el DNI
    Los Antonios, me aparecen para escogerlos pero no me rellenan los datos…
    La formula para colcoar el DNI en la otra hoja es la siguiente:
    =IFERROR(LOOKUP(N10;tabla_cli[NOMBRE];tabla_cli[DNI]);””)

    Gracias por adelantado.

    1. Hola Manuel
      Cualquier función de búsqueda en Excel encuentra sólo la primera coincidencia, a excepción de las funciones K.ESIMO que sólo son aplicables para valores numéricos, no de texto.
      Sugerimos que en su tabla_cli cree una columna que contenga tanto nombre como apellidos, y busque por esa columna.
      Saludos

  102. ¿Cómo puedo hacer para poder elegir varias opciones dentro de una lista como la del ejemplo? Es decir, poder elegir calle Y avenida al mismo tiempo. Como un checklist?

  103. Buenas tardes necesito resolver esta formula lógica, trata de que nos de el resultado eligiendo un numero y nos de el resultado del valor total, por favor alguien que me ayude a ver si existe algún error
    SI(D3=1;C3*(1+5%);0);SI(D3=2;C3*(1+10%);0);SI(D3=3;C3*(1+15%);0)

  104. Hola…
    tengo una lista de productos en columna A y en la columna B,C,D,E tengo diferentes precios dependiendo de una variante. Como puedo crear la formula para que en una celda seleccionada la celda me regrese el precio de la columna seleccionada? Gracias de antemano.

  105. Buenas tardes! ayuda por favor,
    tengo dos listas desplegables en Excel con los mismos datos las dos.
    ¿Como valido que al seleccionar un dato en la primer lista ya no pueda seleccionar el mismo dato en segunda lista?

  106. Saludos:
    Muy buena la explicación. Me podrías ayudar, como hago para que al tocar la celda que contiene la lista despegable con las teclas se despliegue automáticamente. veo que actualmente solo funciona con el mause. tienes que abrir la lista con el cursor.

  107. Hola,
    Tengo lo siguiente:
    Hoja 1 llamada facturas y tiene la siguiente información:
    Columna B FECHA cuyos datos empiezan desde la B6 hasta la B45
    Columna C FACTURA cuyos datos empiezan desde la C6 hasta la C45
    Columna D CLIENTE cuyos datos empiezan desde la D6 hasta la D45
    Columna E TOTAL FACTURA cuyos datos empiezan desde la E6 hasta la E45
    y necesito que en la Hoja 2 llamada costos en la columna C iniciando en la C6 al yo digitar el numero de factura me aparezca en la columna D desde la D6 el nombre del cliente a la que corresponde esa factura.

    Gracias por la información con la que puedas ayudarme.

    1. Consideramos que su pregunta se resuelve con el uso de la función BUSCARV / CONSULTAV.

      Por favor, las preguntas, que tengan relación con el artículo. Gracias

  108. Es decir, cuando se realiza una segunda lista desplegable se utiliza la función indirecto para que busques la lista con base a esa primera celda o referencia. Previamente las listas se han nombrado en el Administrador de Nombres, pero ahí no va a permitir registrar por ejemplo espacios, o sea que toca colocarlo el nombre sin espacios, pero en la lista real esta con espacio. ¿Como se omite espacios en la formula de la segunda lista desplegable?

    1. En un caso similar, nombramos los rangos de celdas utilizando guion bajo en lugar de espacios, y en la fórmula anidamos una función SUSTITUIR para reemplazar los espacios por un guion bajo.

      =INDIRECTO(SUSTITUIR(L10;" ";"_"))

      Saludos

  109. Hola buenas, como puedo hacer más de una selección en una lista desplegable? Y luego que al filtrar no solo filtre el primer concepto . Gracias!!!

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